Agiles Projektmanagement - Was gilt es zu beachten

Was versteht man unter agilem Projektmanagement?

Zu Beginn des Blogbeitrages muss klargestellt werden, dass es keine einheitliche Definition für den Begriff „Agiles Projektmanagement“ gibt. Häufig findet er aber Anwendung als Oberbegriff für die verschiedensten Vorgehensmodelle bei der Software Entwicklung. Hier sind unter anderem Scrum oder Extreme Programming zu erwähnen.

Der Ursprung von agilem Projektmanagement lässt sich in der Software Branche finden. Dank der Hilfe von Scrum und Kanban wird seit einiger Zeit die Entwicklung von Softwareprojekten deutlich vereinfacht und damit optimiert.

Man versteht unter Agilem Projektmanagement die Vorgehensweise bei der das komplette Projektteam über eine deutlich höhere Toleranz in Bezug auf Qualität, Zeit und Kosten und Umfang hat. Typisch für agiles Projektmanagement ist die Fokussierung auf das am Ende zu liefernde Werk und die dazugehörige Akzeptanz der Anwender. Dinge die bei agilem Projektmanagement nicht berücksichtigt werden ist die Erfüllung des spezifizierten Leistungsumfangs, Termintreue und Kostentreue.  

Agiles Projektmanagement findet seine Anwendung immer mehr als Gegenspieler zu dem traditionellen Projektmanagement, welches eher planungsorientierter stattfindet.

Das Wort Agil steht in erster Linie dafür, dass die Steuerung von Projekten und Prozessen flexibel und äußerst dynamisch passiert. Dadurch sollen zum Beispiel Änderungsanträge schneller und reibungsloser umgesetzt werden.

Agil steht in dieser Verwendung für leicht und unkompliziert und untermalt dadurch die positiven Punkte geringer Planung und Führungsintensität zugunsten einer deutlich schnelleren Umsetzung und Eigenverantwortung. 

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Das Agile Manifest

Die Hauptinformation des heutigen Agilen Projektmanagements lässt sich auf die Entstehungsgeschichte rund um die Jahrtausendwende zurückführend. Im Jahr 2001 gab es nämlich das sogenannte Agile Manifest, welches von Ablehnung gegenüber dem herkömmlichen Projektmanagement geprägt war. Es wollte keine intensive Planung, verbunden mit Steuerung und Überwachung.

Das Agile Manifest gliedert sich in zwölf Prinzipien und beinhaltet vier Kernaussagen. Alle sind auf agile Projektmanagement Methoden zurückzuführen.

• Responding to change over following a plan

Ein Plan verläuft nie wie man ihn sich vorstellt. Änderungen gehören zum Prozess dauerhaft dazu. Im traditionellen Projektmanagement werden lieber die Meilensteine verschoben, anstatt die Anforderungen zu ändern und das Ziel neu zu definieren. 

Man läuft hierdurch Gefahr ein Ergebnis abzuliefern, das den Stakeholdern nicht zusagt. Agiles Projektmanagement reagiert auf Änderungen und passt daraufhin den Plan und das Ziel an.

• working software over comprehensive documentation

Diese Aussage bezieht sich explizit auf die Software-Entwicklung. Agiles Projektmanagement bevorzugt es, funktionsfähige Ergebnisse kontinuierlich abzuliefern. So werden sie nicht durch komplizierte Berichte und Auswertungen unnötig in die Länge gezogen. Ganz simpel nach dem Ansatz: Lieber das Produkt in der Hand als die Dokumente.

• Individuals and interactions over processes and tools

In diesem Bereich werden die Projektbeteiligten in den Vordergrund gestellt. Im traditionellen Projektmanagement gibt es einen definierten Rahmen in dem man zu handeln hat. Da dies im agilen Projektmanagement nicht der Fall ist kann man die freie Entfaltung der Beteiligten besser fördern. Durch die Kommunikation wird das gesamte Projekt gefördert und vorangetrieben.

• customer collaboration over contract negotiation

Hier wird die Bedeutung auf die Stakeholder gelenkt. Der Start der Arbeit ist deutlich wichtiger als lange und komplizierte Vertragsverhandlungen. Änderungsvorschläge der Stakeholder werden dauerhaft im Arbeitsprozess eingearbeitet ohne es durch ständige Vertragsabänderungen unnötig in die Länge zu ziehen.

Woher kommt die Notwendigkeit und die Motivation für agiles Projektmanagement?

Als in der Software-Entwicklung einiges zu unflexibel, starr, langsam und träge erachtet wurde, kam die Motivation zum agilen Projektmanagement. Das Ganze gefördert durch einige Rahmenbedingungen zu jener Zeit. Agiles Arbeiten sollte gefördert werden.

Da der IT-Bereich sich ständig selbst überholt und es so zu kurzen und schnellen Produktzyklen kommt, war die herkömmliche Geschwindigkeit von Projektmanagement deutlich zu langsam. So konnte man mit dem Tempo der Innovationen am Markt nicht schritthalten.

Traditionelles Projektmanagement wurde binnen kurzer Zeit abgelehnt, da es nicht mehr zeitgerecht erschien und den kreativen und hochinnovativen Prozessen im Weg stand. Hier war kein Platz mehr für Prognosen rund um den Aufwand und die Dauer. Dank eines agilen Projekts hat eine neue Art des Arbeitens begonnen. 

Das Grundprinzip ist das iterative Vorgehen!

Zu Beginn eines Projektes gibt der Auftraggeber häufig nur eine grobe Aufgabenstellung vor. Das eigentliche Produkt ergibt sich erst im Laufe der Zeit. Die Spezifikation des eigentlichen Projekts ist also im Arbeitsgeschehen mit einprogrammiert.

Das Grundprinzip jeglicher agilen Arbeitsmethoden lässt sich somit auf das Arbeiten in einer sogenannten Time Box runter brechen. Diese Iterationszyklen sind typisch und verlangen förmlich danach, dass Zwischenergebnisse eingereicht werden. So können Teilabnahmen und Änderungsanträge schnell im Entwicklungsprozess eingearbeitet werden.

Die Abgrenzung zwischen dem traditionellen und dem agilen Projektmanagement wird immer undurchsichtiger im Laufe der Zeit. Beides verschwimmt immer mehr ineinander, da die eine Art Teile der anderen aufnimmt. Methoden und Techniken werden von beiden Arten aufgegriffen. 

Am Anfang des agilen Projektmanagements stand die enge Einbindung des Kunden in den Entwicklungsprozess, verbunden mit einer offenen Gestaltung im Konfigurationsmanagement. Zu den mittlerweile ergänzten Bestandteilen, zählen heute der Bereich rund um das Risikomanagement und das Qualitätsmanagement.

Das Verständnis von agilem Projektmanagement ist unterschiedlich!

Da es wie zu Beginn erwähnt keine genaue Definition von agilem Projektmanagement gibt, die man aus dem agilen Manifest ableiten kann, gibt es viele Interpretationen in der heutigen Anwendung.

Die Möglichkeiten der Wahrnehmung auf agiles Projektmanagement reicht von der komplett ungeplanten und ungesteuerten Projektabwicklung bis hin zu Methoden die für die tägliche Kontrolle und Überwachung stehen. Solche die bedingungslos in eine Leistungsmetrik integriert werden und rein prozessorientiert arbeiten.

In diesem breiten Bereich zwischen agil und traditionell bieten sich unzählige Lösungsvorschläge von den unterschiedlichsten Interessengruppen. 

Wo findet man agiles Projektmanagement extern zur Software-Entwicklung?

Nicht nur im Bereich der Software verkürzen sich die Produktzyklen immens. Auch im Bereich der Hardware ist der Markt geprägt von kürzeren Intervallen und ständigen Innovationen. Selbst Bereiche die für ihre Langlebigkeit bekannt sind, wie der Automobilsektor greifen mittlerweile verstärkt auf agiles Projektmanagement zurück. In den Bereichen Marketing, Bauwesen, Bildung und Finanzwesen hat das agile Projektmanagement längst Eintritt genossen. 

Was versteht man unter hybridem Projektmanagement?

Unter dem Begriff des hybriden Projektmanagement versteht man eine Synthese aus dem traditionellen und dem agilen Projektmanagement. Die Basis wird durch das traditionelle Projektmanagement geschaffen, welche durch Prinzipen aus dem agilen Projektmanagement ergänzt und erweitert wird.

Der Vergleich zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement

Traditionelles Projektmanagement:

• Kommunikation in langen Meetings und durch Dokumente
• Der Prozess ist starr 
• Prozessablauf nach dem Wasserfallmodell 
• Im Laufe des Prozesses wird der Einfluss der Stakeholder geringer
• Projektmanager ist verantwortlich für das Projekt
• Die Bewertung findet erst nach Abschluss statt
• Aufwand ist variabel. Der Umfang und die Zeit ist vorgegeben

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Was versteht man unter Daily Scrum?

Zunächst bedeutet daily in diesem Fall nicht täglich sondern regelmäßig. Dank Daily Scrum soll der Austausch zwischen Beteiligten gefördert werden und die eigentliche Zeit besser genutzt werden können als in langen Konferenzen. Daily Scrum ist ein Elemente um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. 

Es impliziert klar definierte Rollen und fixe Elemente für die Teilnehmer. Bei den Daily Scrum Meetings werden drei Fragen diskutiert und kurz und bündig beantwortet.

Die zu klärenden Fragen lauten:

• Was plane ich bis zum nächsten Meeting?
• Was ist in der Zeit seit dem letzten Meeting passiert?
• Was hindert mich daran das Ziel zu erreichen?

Daily Scrum entsteht dank agiler Ansätze!

Was ist Sprint Planning in Bezug auf Scrum?

Das Scrum Team kümmert sich um das Sprint Planning. Hier wird zu Beginn jedes Sprints ein Sprint-Ziel erfasst, sowie das angestrebte Produktinkrement. Daraus ergiben sich sogenannte Sprint Backlogs. Auf diesen Sprint Backlog wird durch das Entwicklungsteam ein Ablaufplan für den Sprint erstellt. 

Am Ende jedes Sprints kommt es zu einem verpflichtenden Meeting für alle Beteiligten. In diesem Meeting, auch als Sprint Review bekannt, werden die Ergebnisse vorgestellt und ein Feedback der Stakeholder eingeholt.

Was ist ein Product Backlog?

Aus dem agilen Projektmanagement ist das Product Backlog nicht wegzudenken.

Falls man mit Scrum arbeitet so dient es als Rahmenwerk, innerhalb dessen verschiedenste Prozesse und Techniken zur Anwendung kommen. Das Product Backlog ist eine Methode um schnell und optimal das gewünschte Ziel zu erreichen. Im Product Backlog wird die ausstehende Arbeit festgehalten, welche zur weiteren Produktentwicklung von Nöten ist. Weitere Bestandteile des Product Backlogs sind das identifizieren von Fehlern, um diese zeiteffizient aus dem Weg zu räumen, das festlegen der Aufgaben für die Markteinführung und die Festhaltung der Bedürfnisse des Kunden. 

Agiles Projektmanagement 

• Dank Backlogs werden die Anforderungen kontinuierlich erfasst
• Die Stakeholder haben im Laufe des Prozesses kontinuierlichen Einfluss
• Der Prozess wird dauerhaft optimiert
• Die Zeit und der Aufwand sind vorgegeben. Der Umfang ist variabel
• Time Box: Der Durchlauf jeglicher Phasen findet in einer Iteration statt.
• Dank kurzer und täglicher Meetings wird die Kommunikation verkürzt und es findet weniger Dokumentation statt
• Das Team managt sich im Alleingang. Im Kollektiv wird die Verantwortung übernommen.

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Hat Agiles Projektmanagement auch Nachteile?

Agiles Projektmanagement ist nicht für jedes Projekt zu empfehlen. Falls es um die End-User Experience gehen soll, so fokussiert agiles Projektmanagement häufig den falschen Personenkreis während der Entwicklungsprozesse. Der Fokus liegt oft auf den Zielen des Kunden, der Entwickler und des Projektteams.

In großen und alteingesessenen Unternehmen tut sich agiles Projektmanagement aufgrund der informellen und flexiblen Arbeitsweise oft schwer. So können Teilnehmer am Prozess sich nicht immer perfekt entfalten und dank agiler Vorgehensweise das Projekt beschleunigen.

Gender Erklärung:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Blogbeitrag die Sprachform des generischen Maskulinums angewendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

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